Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.
- Видеоурок
- Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
- Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
- Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
- Как эта формула работает?
- Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
- Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
- Как скопировать выпадающий список в Excel
- Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
- Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel
Видеоурок
Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
Представим, что у нас есть перечень фруктов:
Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбираем пункт «Проверка данных«.
- Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:
- В поле «Источник» ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений «Источник» и затем мышкой выбрать диапазон данных:
Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).
Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).
Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова «Да» и «Нет». Для этого нам потребуется:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:
- Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:
- В поле «Источник» ввести значение «Да; Нет».
- Нажимаем «ОК«
После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле «Источник«, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.
Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках — выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.
Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.
Например, у нас есть список с перечнем фруктов:
Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:
- Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:
- В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
- Нажать «ОК«
Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.
Как эта формула работает?
На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).
Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе «ссылка» (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах «смещ_по_строкам» и «смещ_по_столбцам» (в примере указано значение «0») — на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе «[высота]» указано значение «5», которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент «[ширина]» мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.
Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.
Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.
Для создания списка потребуется:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
- Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«;
- Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«;
- В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;»<>»))
- Нажать «ОК«
В этой формуле, в аргументе «[высота]» мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными — формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.
Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.
Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:
- Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:
- На панели инструментов нажимаем пункт «Форматировать как таблицу«:
- Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:
- Нажав клавишу «ОК» во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:
- Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом «А»:
Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:
- Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
- Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:
- Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:
- В поле источник указываем =»название вашей таблицы». В нашем случае мы ее назвали «Список«:
- Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:
- Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список — просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:
- Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:
Как скопировать выпадающий список в Excel
В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.
Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:
- нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
- нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
- выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
- нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.
Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:
- нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
- нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
- выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
- нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите «Специальная вставка«;
- В появившемся окне в разделе «Вставить» выберите пункт «условия на значения«:
- Нажмите «ОК«
После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.
Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:
- Нажмите на вкладку «Главная» на Панели инструментов;
- Нажмите «Найти и выделить» и выберите пункт «Выделить группу ячеек«:
- В диалоговом окне выберите пункт «Проверка данных«. В этом поле есть возможность выбрать пункты «Всех» и «Этих же«. «Всех» позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт «этих же» покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем «всех«:
- Нажмите «ОК«
Нажав «ОК«, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.
Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel
Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.
Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:
Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:
- Создать два именованных диапазона для ячеек «A2:A5» с именем “Россия” и для ячеек «B2:B5» с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:
- Перейти на вкладку «Формулы» => кликнуть в разделе «Определенные имена» на пункт «Создать из выделенного«:
- Во всплывающем окне «Создание имен из выделенного диапазона» поставьте галочку в пункт «в строке выше«. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона «Россия» и «США» со списками городов:
- Нажмите «ОК«
- В ячейке «D2» создайте выпадающий список для выбора стран «Россия» или «США». Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.
Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:
- Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
- Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
- Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выберите «Список«:
- В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);
- Нажмите «ОК«
Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну «Россия», то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете «США» из первого выпадающего списка.
Не получается создать зависимый список, при введении команды ДВССЫЛ пишет «При вычислении «Источник» возникает ошибка». Что я делаю не так?
Здравствуйте, Елена, пришлите, пожалуйста ваш файл на адрес info@excelhack.ru
Так что в итоге с этим делать «При вычислении «Источник» возникает ошибка»?
Александр, нужен пример вашего файла. Часто бывает что именованные диапазоны неправильно указаны
Здравствуйте! при введении команды ДВССЫЛ пишет “При вычислении “Источник” возникает ошибка”. Что может быть причиной?
Здравствуйте, Наталья, пришлите, пожалуйста, пример файла с описанием на почту info@excelhack.ru
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как сделать выпадающий список, чтобы в ячейку с вып. списком можно было заносить информацию не из списка и она бы автоматом попадала в базу.
Здравствуйте, это возможно только с помощью макросов. Стандартными инструментами, это невозможно реализовать.
Все это танцы с бубном. Есть профессиональный инструмент — Kutools. Упрощает жизнь. Вот пример в видео. Таких похожих опций в Kutools много. Это специальный набор доработок excel для упрощения работы.
Вот пример https://youtu.be/u7BDkHLxXyk
Да, надстройки это хорошо!
Добрый день! Подскажите пожалуйста: как скопировать выпадающий список из одной таблицы (файла) в другую ( в другой файл)?
Константин, добрый день, к сожалению, никак.
Здравствуйте, подскажите как сделать что бы при выборе элемента спика этот элемент выводился в указанную (выбранную) ячейку. Например из списка Россия выбрать Москва и значение «Москва» скопировалось в заранее выбранную ячейку.
Алексей, вы можете продублировать ячейку с выпадающим списком в сколько угодно ячеек и выбирать их в целевой ячейке.
«Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных» все делаю по инструкции но не работает…
А что именно не получается? Создавали ли вы список форматированный как таблица? Задавали ли ему имя? Проверьтесь шаг за шагом по списку.
Здравствуйте, подскажите возможно ли при создании выпадающего списка перенос названия вместе с гиперссылкой, если таблица с нужными данными (названия и ссылки) на другом листе? Если возможно, то как?
Роман, здравствуйте, к сожалению, нет.
как сделать чтобы при выборе из выпадающего меню подтягивалось форматирование ячейки? у меня есть два значения для выбора — Fail и Pass, которые окрашены в красный и зеленый соответственно. мне надо чтобы после выбора Fail поле также подкрашивалось в красный.
Просто примените к ячейке условное форматирование.
На шаге «В поле источник указываем =”название вашей таблицы”. В нашем случае мы ее назвали “Список“:». Когда подставляете название таблицы, то выдает ошибку: В этой формуле обнаружена ошибка. Это не формула? Если первые символы в ячейке…
Василий, здравствуйте, уточните, пожалуйста, про какой прием вы имеете ввиду?
Владислав, добрый день. Прием «Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных»
Василий, здравствуйте, без примера вашей формулы сложно понять в чем ошибка.
Владислав. Дело не в формуле, а в том, что при указывании в поле «Источник» имени таблицы – выдает ошибку Microsoft Excel, описанную выше. Вот Магомед Сагаипов от 09.06.2021 в 13:13 Вам уже писал об этом. Т.е. вы не можете название «умной таблицы» в поле источник.
Разобрался со своим вопросом, чтобы можно было использовать таблицу, нужно в источнике написать формулу =ДВССЫЛ(«название вашей таблицы»).
Все верно 👍
Владислав, добрый вечер. Дублирую сообщение (возможно не приходит уведомление): прием называется “Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных”
Как сделать так, чтобы при выборе варианта из выпадающего списка в другой ячейке появлялось нужный текст? Нужно сделать зависимой одну ячейку от текста в другой.
Например: Я выбираю название детали из списка, и сразу после выбора в другой ячейке появляется цена этой детали
Богдан, здравствуйте. Как один из вариантов — использовать в другой ячейке функцию ВПР или комбинацию функций ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ для подстановки данных на основе выбранной ячейки из выпадающего списка.
Здравствуйте. Есть такая проблема с выпадающими списками. При достаточно длинном списке, при нажатии на стрелочку списка, текущая позиция курсора может оказаться где угодно. Если список делается заранее на большое количество, и многие ячейки еще пустые, то курсор часто оказывается в пустом месте. И не слишком опытный пользователь думает, что в списке ничего нет. Как можно зафиксировать текущую позицию курсора при открытии списка? Чего только уже не пробовал… Причем совершенно невозможно понять, по какому алгоритму Эксель выбирает эту самую текущую позицию…
Евгений, не рекомендую создавать выпадающие списки с пустыми ячейками.
Приветствую.
Подскажите, как (на Вашем примере) сделать, чтобы наоборот при выборе «Москва» в соседнем столбце Вставлялось «Россия», ниже ,например, выбираю «Невада» и рядом соответственно появляется «США»?
Сразу дополню свой вопрос: можно ли как-то совместить оба варианта? Например, я выбираю слева «США» и мне выпадают только американские города (как в Вашем примере), но при этом если я наоборот выбираю какой то город, то слева выпадаем его страна. Можно ли так сделать?
Еще спрошу: иногда выпадающий список очень длинный (более 40 позиций) и листать его неудобно. Можно сделать его динамичным (когда начинаешь набирать название «города», и список вариантов сокращается по мере ввода)?
Добрый вечер! Подскажите, как сделать список чтобы при выборе значения в первом столбце, во второй столбец автоматически подставлялось значение из второго.