Как сделать выпадающий список в Excel

Logo PDF шпаргалка с ТОП горячих клавиш в Excel Получить

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Отправьте файл с примерами выпадающих списков в Excel себе на почту 👇
Какой-то текст ошибки
Какой-то текст ошибки

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбираем пункт «Проверка данных«.

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле «Источник» ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений «Источник» и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Выпадающий список в Excel

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова «Да» и «Нет». Для этого нам потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле «Источник» ввести значение «Да; Нет».
  • Нажимаем «ОК«

Да - Нет

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле «Источник«, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках — выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
  • Нажать «ОК«

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе «ссылка» (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах «смещ_по_строкам» и «смещ_по_столбцам» (в примере указано значение «0») — на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе «[высота]» указано значение «5», которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент «[ширина]» мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«;
  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«;
  • В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;»<>»))
  • Нажать «ОК«

В этой формуле, в аргументе «[высота]» мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными —  формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

  • Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

выпадающий список с автоматиеской подстановкой в эксель

  • На панели инструментов нажимаем пункт «Форматировать как таблицу«:

Выпадающий список в Excel

  • Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

Выпадающий список в Excel

  •  Нажав клавишу «ОК» во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

Автоматическая подстановка данных в Excel

  • Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом «А»:

Присвоить имя таблицы в Excel

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
  • Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

Проверка данных в Excel

  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле источник указываем =»название вашей таблицы». В нашем случае мы ее назвали «Список«:

Поле источник автоматическая подстановка данных в выпадающий список Эксель

  • Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

Выпадающий список в Excel

  • Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список — просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

Автоматическая подстановка данных в Excel

  • Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Автоматическая подстановка данных в выпадающий список эксель

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

Выпадающий список в Excel

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
  • выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
  • выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите «Специальная вставка«;

выпадающий список в excel

  • В появившемся окне в разделе «Вставить» выберите пункт «условия на значения«:

Выпадающий список в Excel

  • Нажмите «ОК«

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

  • Нажмите на вкладку «Главная» на Панели инструментов;
  • Нажмите «Найти и выделить» и выберите пункт «Выделить группу ячеек«:

Как найти ячейки с выпадающим списком в Excel

  • В диалоговом окне выберите пункт «Проверка данных«. В этом поле есть возможность выбрать пункты «Всех» и «Этих же«. «Всех» позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт «этих же» покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем «всех«:

Выпадающий список в Excel. Как найти все списки

  • Нажмите «ОК«

Нажав «ОК«, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Функция Indirect (ДВССЫЛ) в Excel

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

  • Создать два именованных диапазона для ячеек «A2:A5» с именем “Россия” и для ячеек «B2:B5» с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

зависимый выпадающий список в Excel

  • Перейти на вкладку «Формулы» => кликнуть в разделе «Определенные имена» на пункт «Создать из выделенного«:

Зависимые выпадающие списки в Excel

  • Во всплывающем окне «Создание имен из выделенного диапазона» поставьте галочку в пункт «в строке выше«. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона «Россия» и «США» со списками городов:

зависимый-выпадающий-список-в-excel

  • Нажмите «ОК«
  • В ячейке «D2» создайте выпадающий список для выбора стран «Россия» или «США». Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

функция INDIRECT (ДВССЫЛ) в Excel

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

  • Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
  • Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
  • Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выберите «Список«:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

Как создать зависимый выпадающий список в Excel

  • Нажмите «ОК«

выпадающий-список-в-excel-6

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну «Россия», то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете «США» из первого выпадающего списка.

VK Logo Больше лайфхаков в нашем ВК Подписаться
Оцени запись
Написать комментарий

  1. blank
    Елена

    Не получается создать зависимый список, при введении команды ДВССЫЛ пишет «При вычислении «Источник» возникает ошибка». Что я делаю не так?

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Здравствуйте, Елена, пришлите, пожалуйста ваш файл на адрес info@excelhack.ru

      Ответить
      1. blank
        Александр

        Так что в итоге с этим делать «При вычислении «Источник» возникает ошибка»?

        Ответить
        1. blank
          Владислав Каманин

          Александр, нужен пример вашего файла. Часто бывает что именованные диапазоны неправильно указаны

          Ответить
  2. blank
    Наталья

    Здравствуйте! при введении команды ДВССЫЛ пишет “При вычислении “Источник” возникает ошибка”. Что может быть причиной?

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Здравствуйте, Наталья, пришлите, пожалуйста, пример файла с описанием на почту info@excelhack.ru

      Ответить
  3. blank
    Максим

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как сделать выпадающий список, чтобы в ячейку с вып. списком можно было заносить информацию не из списка и она бы автоматом попадала в базу.

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Здравствуйте, это возможно только с помощью макросов. Стандартными инструментами, это невозможно реализовать.

      Ответить
  4. blank
    Дмитрий

    Все это танцы с бубном. Есть профессиональный инструмент — Kutools. Упрощает жизнь. Вот пример в видео. Таких похожих опций в Kutools много. Это специальный набор доработок excel для упрощения работы.
    Вот пример https://youtu.be/u7BDkHLxXyk

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Да, надстройки это хорошо!

      Ответить
  5. blank
    Константин

    Добрый день! Подскажите пожалуйста: как скопировать выпадающий список из одной таблицы (файла) в другую ( в другой файл)?

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Константин, добрый день, к сожалению, никак.

      Ответить
  6. blank
    Алексей

    Здравствуйте, подскажите как сделать что бы при выборе элемента спика этот элемент выводился в указанную (выбранную) ячейку. Например из списка Россия выбрать Москва и значение «Москва» скопировалось в заранее выбранную ячейку.

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Алексей, вы можете продублировать ячейку с выпадающим списком в сколько угодно ячеек и выбирать их в целевой ячейке.

      Ответить
  7. blank
    Магомед Сагаипов

    «Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных» все делаю по инструкции но не работает…

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      А что именно не получается? Создавали ли вы список форматированный как таблица? Задавали ли ему имя? Проверьтесь шаг за шагом по списку.

      Ответить
  8. blank
    Роман

    Здравствуйте, подскажите возможно ли при создании выпадающего списка перенос названия вместе с гиперссылкой, если таблица с нужными данными (названия и ссылки) на другом листе? Если возможно, то как?

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Роман, здравствуйте, к сожалению, нет.

      Ответить
  9. blank
    Таня

    как сделать чтобы при выборе из выпадающего меню подтягивалось форматирование ячейки? у меня есть два значения для выбора — Fail и Pass, которые окрашены в красный и зеленый соответственно. мне надо чтобы после выбора Fail поле также подкрашивалось в красный.

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Просто примените к ячейке условное форматирование.

      Ответить
  10. blank
    Василий

    На шаге «В поле источник указываем =”название вашей таблицы”. В нашем случае мы ее назвали “Список“:». Когда подставляете название таблицы, то выдает ошибку: В этой формуле обнаружена ошибка. Это не формула? Если первые символы в ячейке…

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Василий, здравствуйте, уточните, пожалуйста, про какой прием вы имеете ввиду?

      Ответить
      1. blank
        Василий

        Владислав, добрый день. Прием «Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных»

        Ответить
        1. blank
          Владислав Каманин

          Василий, здравствуйте, без примера вашей формулы сложно понять в чем ошибка.

          Ответить
          1. blank
            Василий

            Владислав. Дело не в формуле, а в том, что при указывании в поле «Источник» имени таблицы – выдает ошибку Microsoft Excel, описанную выше. Вот Магомед Сагаипов от 09.06.2021 в 13:13 Вам уже писал об этом. Т.е. вы не можете название «умной таблицы» в поле источник.

    2. blank
      Василий

      Разобрался со своим вопросом, чтобы можно было использовать таблицу, нужно в источнике написать формулу =ДВССЫЛ(«название вашей таблицы»).

      Ответить
      1. blank
        Владислав Каманин

        Все верно 👍

        Ответить
  11. blank
    Василий

    Владислав, добрый вечер. Дублирую сообщение (возможно не приходит уведомление): прием называется “Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных”

    Ответить
  12. blank
    Богдан

    Как сделать так, чтобы при выборе варианта из выпадающего списка в другой ячейке появлялось нужный текст? Нужно сделать зависимой одну ячейку от текста в другой.

    Например: Я выбираю название детали из списка, и сразу после выбора в другой ячейке появляется цена этой детали

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Богдан, здравствуйте. Как один из вариантов — использовать в другой ячейке функцию ВПР или комбинацию функций ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ для подстановки данных на основе выбранной ячейки из выпадающего списка.

      Ответить
  13. blank
    Евгений

    Здравствуйте. Есть такая проблема с выпадающими списками. При достаточно длинном списке, при нажатии на стрелочку списка, текущая позиция курсора может оказаться где угодно. Если список делается заранее на большое количество, и многие ячейки еще пустые, то курсор часто оказывается в пустом месте. И не слишком опытный пользователь думает, что в списке ничего нет. Как можно зафиксировать текущую позицию курсора при открытии списка? Чего только уже не пробовал… Причем совершенно невозможно понять, по какому алгоритму Эксель выбирает эту самую текущую позицию…

    Ответить
    1. blank
      Владислав Каманин

      Евгений, не рекомендую создавать выпадающие списки с пустыми ячейками.

      Ответить
  14. blank
    Павел

    Приветствую.
    Подскажите, как (на Вашем примере) сделать, чтобы наоборот при выборе «Москва» в соседнем столбце Вставлялось «Россия», ниже ,например, выбираю «Невада» и рядом соответственно появляется «США»?

    Ответить
  15. blank
    Павел

    Сразу дополню свой вопрос: можно ли как-то совместить оба варианта? Например, я выбираю слева «США» и мне выпадают только американские города (как в Вашем примере), но при этом если я наоборот выбираю какой то город, то слева выпадаем его страна. Можно ли так сделать?

    Еще спрошу: иногда выпадающий список очень длинный (более 40 позиций) и листать его неудобно. Можно сделать его динамичным (когда начинаешь набирать название «города», и список вариантов сокращается по мере ввода)?

    Ответить
  16. blank
    Наталия

    Добрый вечер! Подскажите, как сделать список чтобы при выборе значения в первом столбце, во второй столбец автоматически подставлялось значение из второго.

    Ответить

Подпишись на наш Telegram канал

с лайфхаками в Excel

blank